La FFRE recrute!
La FFRE est actuellement à la recherche d’un(e) Assistant(e) chargé(e) de gestion administrative et des relations donateurs.
Sous la responsabilité directe de la Directrice générale et en lien avec l’Attachée de direction et les autres collaborateurs de la FFRE, vous assurez la gestion des dons reçus à la Fondation et renforcez la qualité et la pérennité des relations avec les donateurs. Par ailleurs, vous êtes en charge de la gestion administrative de la Fondation.
1. Gestion administrative
• Accueil physique et téléphonique
• Secrétariat de la FFRE : traitement du courrier, tâches administratives diverses, paiement des factures par chèque, CB ou virement, remboursement frais CA, CS et frais divers, rédaction de courriers etc.
• Gestion des commandes reçues via notre site
• Participation aux réunions, prise de notes et production de comptes rendus
• Suivi des rendez-vous et réunions : invitations, réservations de salles, logistique
• Organisation et suivi des CA et CS de la FFRE (organisation date, convocations, dossiers, logistique, comptes rendus, envois)
• Participation à l'organisation de certains événements (Colloque annuel, soirée caritative, randonnée, conférence de presse etc.)
• Démarches administratives liées au statut RUP : déclaration et envois préfecture, ministère, JO etc.
• Suivi prestataires assurances, informatique, téléphonie et internet etc…
• Suivi comptes et relations banques
• Suivi administratif de l’appel à projets : Organisation et préparation des CS et conférences téléphoniques de préparation, organisation du CS décisionnaire pour l’attribution des crédits de recherche, annonce des résultats, feed-back aux candidats et aux évaluateurs
• Gestion et suivi des inscriptions aux Journées Françaises de l’Epilepsie : Invitation des lauréats aux JFE, brief lauréats et échanges avec la LFCE concernant inscriptions, programme, journée des associations, communications des anciens lauréats, remise de diplômes, logistique, déplacements et hôtels
• Organisation des déplacements et réservations transport et hôtel
• Réponses aux questions par mail et courrier de patients et familles de patients, écoute téléphonique
• Envoi de documentation
• Gestion du stock de fournitures
2. Gestion des dons et de la base de données
• Réception, saisie et encaissement des dons reçus par courrier
• Intégration des dons en ligne et des commandes dans la base de données
• Transmission des demandes de prélèvements automatiques
• Edition des bordereaux de remise en banque et des reçus fiscaux
• Répondre aux appels téléphoniques et e-mails des donateurs dans les meilleurs délais.
• Gérer les demandes des donateurs (duplicata RF, réponse courriers donateurs) et les réclamations liées aux traitements des dons.
• Veiller au traitement rapide des dons, à leur gestion administrative (paiement, envoi reçus fiscaux, changements d’adresse, de domiciliation bancaire…).
• Modifier le fichier des donateurs et le tenir à jour (adresses, RIB, etc.).
• Envoi de documents aux donateurs (brochures legs, bulletins de soutien…).
• S’assurer de la bonne intégration des données pour la mise à jour de la base donateurs, enrichir la BDD
• Appliquer des filtres et réaliser des extractions pour des envois ciblés de documentation
• Participation à la création ou l’amélioration de supports, à la préparation de campagnes ciblées ou d’enquêtes auprès des donateurs
• Gérer le traitement des adresses de la base de données (nettoyage des adresses).
• Suivi des statistiques et tableaux de bord de collecte
Profil du candidat
Formation / Expériences :
• Formation Bac +2/3
• Une expérience en assistanat et en gestion de base de données et/ou en marketing direct
• Une expérience en milieu associatif et une sensibilité aux problématiques médico-sociales seront un plus.
Compétences :
• Facilités et intérêt pour le travail sur base de données (saisie, requêtes, segmentation…)
• Maîtrise du Pack office et d’Internet sous MacIntosh
Qualités :
• Aisance relationnelle pour échanger avec tout type de publics
• Rigueur
• Autonomie
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Force de proposition
• Ouverture au travail en équipe
Conditions de travail :
35 h par semaine. A pourvoir début septembre.
Documents à envoyer:
CV + lettre de motivation adressée à Emmanuelle ROUBERTIE, Directrice générale
Contact : Letitia ION-FRATILA, Attachée de direction. Mail: 